中国岩石力学与工程学会会议管理条例(试行)

发布时间:2020年02月27日 浏览数:4102
  根据中国科协组织通则,为使学会工作和会议管理规范化、制度化,特制定本条例。

  一、会议种类

  第一条中国岩石力学与工程学会组织召开的会议主要包括四种类型:办事机构的工作会议;学会和二级机构的工作会议;各种学术会议;专项工作会议。

  第二条办事机构的工作会议包括学会秘书处的例会、学会二级机构秘书长联席会议以及秘书长沙龙。

  1.学会秘书处例会是秘书处为了研究决定秘书处日常事物、安排和检查日常工作的会议。例会每周或每两周举行一次,由秘书长主持。如秘书长不在,也可由常务副秘书长主持,秘书处全体人员参加。工作在外地的兼职副秘书长可以通过电话、视频方式参加会议。如有重要议题,可以邀请理事长或副理事长等学会领导出席例会并做指导。例会须有专人做会议记录或录音,并最终形成会议记要存档。

  2.秘书长联席会议是全国学会二级机构和地方学会的秘书长工作会议。会议的任务是按照学会理事会或常务理事会的要求,交流、检查和总结学会各二级机构的工作状况、开展二级机构与地方学会的交流,部署学会的全年工作。秘书长联席会议每年举行一次,由学会秘书长召集,各二级机构和地方学会的秘书长或代理人参加。邀请学会理事长等领导出席并作指导。秘书长联席会议必须形成会议记要并向学会广大会员通报。

  3.秘书长沙龙是全国学会二级机构和地方学会的秘书长工作会议的另一种方式。会议围绕学会的具体问题开展深入交流,并可在沙龙安排讲座、讨论、现场参观考察等具体内容,开展二级机构与地方学会共建等。秘书长沙龙每年举行一次,由学会秘书长召集,各二级机构和地方学会的秘书长和秘书处有关人员参加。

  第三条学会的工作会议包括全国会员代表大会、理事长办公会议、常务理事会议、理事会议。二级机构的工作会议包括主任(理事长)办公会议、常务委员(常务理事)会议和委员(理事)会议。

  1.全国会员代表大会的召开按照《中国岩石力学与工程学会章程》规定执行。

  2.理事长办公会议一般每季度召开一次,也可根据需要即时召开。会议由理事长主持,全体副理事长出席,秘书长及秘书处相关人员列席,学会监事列席。会议的任务是研究并审议学会的重要事项,提出意见或建议。理事长办公会议必须形成会议记要,并提交常务理事会或理事会做出表决通过。

  3.常务理事会议一般每半年举行一次,会议由理事长或受理事长委托的副理事长主持。会议的任务是检查学会及办事机构的工作情况,对学会重大事项做出决定。根据需要常务理事会议也可以通讯方式举行。常务理事会议必须形成会议记要,并提交下次理事会认可。

  4.理事会议一般每年举行一次,由理事长主持。会议的任务是检查常务理事会和学会办事机构的工作情况,对学会重大事项做出决定。理事会议必须形成会议记要。

  5.学会各工作委员会、专业委员会(分会)的工作会议由二级机构根据有关规定和自身实际情况自行安排。根据需要,也可由学会组织二级机构负责人联合工作会议,此类会议由学会理事长安排,秘书处负责组织实施。联合工作会议对学会重大事项做出安排,会后必须形成会议记要。

  第四条学会的学术会议是学会组织的不同规模和级别、与学术交流相关的会议。主要包括:全国岩石力学与工程学术大会(ChinaRock)、全国青年岩石力学与工程学术大会、系列专题学术交流"品牌"会议、二级机构专业高端论坛、科技论坛、学术沙龙等以及学会组织的国际会议。

  由学会及其秘书处承办的各类学术会议,学会负责会议的策划、组织、经营、以及后期文集出版等工作;由各二级机构组织的学术会议,学会承担指导和协调责任;对其他机构与学会联合举办的学术会议,学会承担合作办会责任。对上述三类会议学会拥有冠名权。对学会组织参加的国际会议,学会承担组织协调责任,拥有组团冠名权。

  二、会议管理

  第五条各类会议应履行申报审批程序。

  1.办事机构的例会按照本条例第二条第一款的规定,由学会秘书长做出安排。二级机构秘书长联席会议及秘书长沙龙须由秘书长提出建议和会议议程,理事长批准后方可召开。

  2.理事长办公会议和常务理事会议由理事长建议并提出主要议题,理事长、副理事长人数的二分之一以上同意,方可召开。理事会或常务理事会通讯会议,主要审议急办事项,可由秘书处提出会议议题及召开动议,经理事长同意后召开。

  3.全国会员代表大会按照学会章程的规定举行,由理事长会同秘书处提出会议议程,经常务理事会批准,方可进行大会筹备,会员代表大会的召开须报中国科协批准。二级机构的工作会议由该机构自行决定,但需报学会备案。

  4.学会组织的学术会议,须在会议举办前至少一年向学会秘书处学术部门提出申请,提交会议组织机构名单、详细议程、会议规模和举办地、经费预算等,列入学会学术交流计划,经学会常务理事会批准后,方可筹备召开。

  5.学会组织参加国际会议,须提前一年向学会秘书处提出组团计划和参加学术交流计划,列入学会学术交流活动计划,并经学会常务理事会批准后,方可召开。

  第六条学会的学术交流部应对学会组织的学术会议及社会机构与学会联合举办的学术会议的筹备过程进行跟踪管理,严格把握学术方向,控制学术交流和学术论文的质量。各二级机构组织的学术会议,原则上由学会组织机构把握会议的学术质量,学会的学术交流部应加强学术指导。

  第七条学会组织的学术会议、各二级机构组织的学术会议、社会机构与学会联合举办的学术会议,会后均应由办会单位向学会的学术交流部提交会议情况的总结报告及相关会议资料(包括会议经费使用及经营情况的报告)。

  第八条学会组织参加的国际会议,凡秘书处参会人员,均应把有关会议的全套资料交办公室登记存档。

  三、经费使用与管控

  第九条学会及各二级机构主办及承办的各类工作会议、学术会议经费使用和管理必须符合国家及学会财务有关规定,参照《中央和国家机关会议费管理办法》执行。

  第十条理事长办公会议、常务理事会议、理事会议以及秘书长联席会、秘书长沙龙等工作会议,由学会秘书处负责组织实施,不收取会议费,参会人员的差旅费、住宿费及会后考察等费用由参会代表自行解决。

  第十一条各类以"中国岩石力学与工程学会"名义主办的学术会议,由学会统一管理会议经费,根据承办协议单独核算。联合主办的学术会议,可由联合主办方根据联合办会合约确定会议经费管理方式。

  第十二条根据民政部要求,学会已全面落实二级机构财务集中管理。因此,各类由学会二级机构主办或承办的学术会议,会议经费由学会统一管理,列入该二级机构专用账户核算。

  第十三条外籍被邀请人员,只负责其在国内落地后的费用;国内被邀请人员,只负责到达会议主办地的费用,原则上不负担往返路费。

  第十四条学会监事会有权过问和监管会议经费的使用和收支情况。

  四、附则

  第十五条本条例解释权归中国岩石力学与工程学会。

  第十六条本条例自通过之日起执行。